Apa itu Audit Pihak Kedua (Second Party Audit)?
Audit Pihak Kedua juga disebut sebagai audit eksternal atau audit pemasok. Audit Pihak Kedua (Second Party Audit) biasanya lebih formal daripada audit internal (pihak pertama). Dalam beberapa kasus, hasil Audit Pihak Kedua (Second Party Audit) dapat memengaruhi keputusan pembelian di masa mendatang. Audit tersebut mungkin juga menanggapi satu atau beberapa masalah kualitas berkaitan dengan suku cadang atau rakitan pemasok. Seringkali ada kontrak yang terlibat antara pelanggan dan pemasok yang menentukan persyaratan pengiriman, harga, pengemasan, persyaratan kualitas, dan berbagai persyaratan tambahan. Untuk alasan ini, Audit Pihak Kedua (Second Party Audit) umumnya tunduk pada aturan dan regulasi tentang hukum kontrak.
Mengapa Melakukan Audit Pihak Kedua (Second Party Audit)?
Kinerja Audit Pihak Kedua (Second Party Audit) dapat dihasilkan dari berbagai keadaan. Audit eksternal dapat dilakukan jika organisasi:
- Mengembangkan produk baru dan menentukan sumber untuk sub-komponen
- Menyetujui pemasok baru untuk mencari suku cadang atau komoditas saat ini
- Menjelajahi sumber suku cadang alternatif selama upaya pengurangan biaya
- Menyelidiki masalah kualitas dengan produk pemasok
- Mengonfirmasi penyelesaian tindakan korektif dari masalah kualitas masa lalu
- Melakukan tinjauan atau audit pemeliharaan sebagai bagian dari proses manajemen pemasok
Audit Pihak Kedua (Second Party Audit) adalah alat yang berharga untuk memperkuat rantai pasokan perusahaan melalui verifikasi bahwa semua pemasok saat ini dan di masa mendatang memenuhi atau melampaui persyaratan yang telah ditentukan sebelumnya. Salah satu tujuan utama dari sistem audit pemasok yang ketat adalah untuk mencegah masalah kualitas menjangkau pelanggan Anda. Selain itu, audit dapat digunakan untuk memastikan pemasok dapat mengirimkan jumlah suku cadang untuk memenuhi permintaan. Sistem Audit Pihak Kedua (Second Party Audit) atau audit pemasok yang direncanakan dengan baik membantu memastikan bahwa suku cadang berkualitas diterima tepat waktu dan setiap saat. Belum lama ini terungkap bahwa bahkan perusahaan “benchmark” pun dapat mengalami masalah kualitas pemasok. Manfaat Audit Pihak Kedua (Second Party Audit) sebagai bagian dari sistem manajemen pemasok yang efektif jauh lebih besar daripada kemungkinan biaya terkait penarikan kembali produk, promosi lapangan, dan hilangnya ekuitas merek.
Cara Melakukan Audit Pihak Kedua (Second Party Audit)
Audit Pihak Kedua (Second Party Audit) hampir selalu direncanakan dan diumumkan sebelumnya. Tanggal dan waktu kunjungan, lamanya waktu yang diharapkan untuk melaksanakan audit dan area apa yang akan dicakup umumnya disepakati sebelumnya. Ada empat bagian atau fase utama dari Audit Pihak Kedua (Second Party Audit):
Persiapan
Kembangkan rencana audit sebelum kunjungan. Rencana yang baik membuat auditor atau tim audit tetap fokus pada tujuan, menghemat waktu, dan menghasilkan hasil yang unggul. Rencanakan siapa yang akan menghadiri audit. Jika tim pergi, pilih auditor utama untuk mendelegasikan berbagai tugas, proses, dokumentasi dan area yang akan diaudit. Merupakan praktik yang baik untuk mengembangkan daftar periksa item yang akan dibahas dan tugas yang harus diselesaikan. Luangkan waktu untuk meninjau informasi yang tersedia mengenai organisasi yang akan diaudit. Dapatkan beberapa informasi latar belakang. Audit yang melibatkan pemasok saat ini dapat mencakup tinjauan produk yang tersedia atau dokumentasi proses yang ada di file. Untuk setiap ketidaksesuaian yang dilaporkan, tentukan tindakan korektif yang diambil dan verifikasi bahwa masalahnya tidak masih terjadi. Semakin banyak pengetahuan dan kesiapan auditor atau tim audit, semakin produktif auditnya.
Pelaksanaan
Meskipun tidak mungkin untuk mencakup semua situasi dalam artikel singkat ini, berikut adalah beberapa pedoman dan tip untuk melakukan Audit Pihak Kedua (Second Party Audit) yang efektif. Langkah pertama untuk melakukan audit yang sangat sukses adalah komunikasi yang tepat. Komunikasi harus terbuka dan jujur antara auditor dan auditi. Mengadakan pertemuan pembukaan singkat dengan anggota organisasi yang sesuai merupakan tindakan efektif untuk menghasilkan komunikasi yang baik. Pastikan semua orang memahami prosesnya, apa yang akan terjadi selama audit dan bidang pertanyaan yang relevan. Selama pelaksanaan audit, ikuti daftar periksa Anda. Pastikan untuk mencakup semua area yang direncanakan sebelumnya. Bersikaplah teliti, ajukan pertanyaan dan tulis semua temuan Anda. Saat meninjau proses, ajukan pertanyaan terbuka dan biarkan auditee menjelaskan prosesnya kepada Anda untuk menentukan tingkat pengetahuan mereka tentang proses tersebut. Tinjau dokumen proses di telepon: apakah dapat dibaca, tersedia untuk operator dan jika Anda mengaudit organisasi multibahasa, apakah dokumen tersebut ditulis dalam bahasa yang sesuai? Selain itu, tinjau dokumen kontrol proses dan ajukan pertanyaan “bagaimana jika” untuk menentukan seberapa baik proses sebenarnya dikendalikan. Ini juga merupakan praktik yang baik untuk mengamati aliran bahan mentah dan produk melalui fasilitas. Periksa area penyimpanan: apakah rapi dan teratur, apakah produk mudah ditemukan? Tentukan seberapa baik bahan baku atau produk yang tidak sesuai dikelola, termasuk bagaimana diidentifikasi dan di mana disimpan. Tentukan apakah ada area tahan yang ditandai dengan jelas untuk produk yang tidak sesuai. Misalnya, selama satu Audit Pihak Kedua (Second Party Audit) ditemukan bahwa material yang tidak sesuai disimpan tepat di sebelah dok penerima di area yang sama dengan material yang memenuhi syarat yang masuk. Satu-satunya cara untuk mengidentifikasi adalah sebuah label penahan kecil yang dimasukkan ke dalam wadah besar. Hal ini mungkin dapat menyebabkan penggunaan bahan yang tidak sesuai dalam proses pembuatannya. Selama audit, amati kebersihan dan ketertiban fasilitas. Tentukan apakah ada jenis proses 5S yang diterapkan dan apakah sedang diikuti. Lakukan pengamatan dan ajukan pertanyaan dan buat banyak catatan. Dokumentasikan setiap bukti ketidaksesuaian yang ditemukan selama audit dan selalu informasikan kepada auditi tentang temuan Anda. Bagikan apa yang akan dilaporkan dan yakinkan mereka bahwa tujuan audit adalah untuk meningkatkan proses. Jika mengevaluasi pemasok baru, Anda mungkin bertanya tentang kapasitas dan kemampuan mereka untuk memenuhi permintaan di masa mendatang. Ketika Anda selesai di suatu area, selalu ucapkan terima kasih kepada siapa pun yang berinteraksi dengan Anda atas waktu mereka.
Pelaporan
Laporan adalah kompilasi terorganisir dari temuan dan observasi audit. Auditor atau lead auditor harus memimpin rapat dan membagikan laporan audit. Ketika tim audit dilibatkan, setiap anggota harus berbicara tentang temuan atau observasi apa pun dari area yang mereka cakup. Waktu yang cukup harus disediakan bagi auditi untuk mengajukan pertanyaan. Auditor harus mengklarifikasi setiap area ketidaksepakatan. Auditor kemudian harus menyampaikan garis besar singkat dari temuan dan pengamatan termasuk tinjauan tindakan yang direkomendasikan untuk mengatasi ketidaksesuaian yang ditemukan selama audit. Selain itu, selalu tinjau setiap peluang yang mungkin untuk meningkatkan proses. Tindakan yang disarankan untuk mengatasi dan memperbaiki ketidaksesuaian sangat umum terjadi.
Tindak Lanjut dan Penutupan
Auditor dan auditi kemudian harus mendiskusikan dan menyetujui jadwal yang tepat untuk penyelesaian setiap tindakan korektif atau perbaikan yang diidentifikasi selama audit. Tindakan yang tepat harus diambil untuk menghilangkan penyebab untuk mencegah terulangnya kembali. Tindakan korektif adalah tentang menghilangkan penyebab masalah dan tidak hanya mengikuti serangkaian langkah pemecahan masalah. Tindakan pencegahan adalah tindakan yang dilakukan untuk menghilangkan kemungkinan penyebab ketidaksesuaian atau kekurangan untuk mencegah terjadinya. Audit tindak lanjut sering dibahas dan dijadwalkan berdasarkan jadwal. Audit dianggap selesai setelah semua kegiatan yang direncanakan telah diselesaikan.
Di Aljabar Training & Consulting, kami dapat memberikan panduan dan dukungan yang diperlukan untuk mengembangkan proses Audit Pihak Kedua (Second Party Audit) yang kuat dan efektif untuk organisasi Anda.
Sebagai bagian dari Layanan Konsultasi Audit Pihak Kedua (Second Party Audit), kami bersama dengan tenaga ahli yang kompeten dan berpengalaman akan:
- Meninjau proses audit organisasi Anda saat ini dan sumber daya yang tersedia untuk mengidentifikasi kebutuhan spesifik perusahaan Anda
- Membantu dalam mengembangkan rencana komprehensif untuk menerapkan dan memelihara sistem Audit Pihak Kedua yang efektif yang dirancang khusus untuk organisasi Anda
- Mendiskusikan tujuan Anda dan memberikan arahan untuk mencapai tujuan Anda
- Bantuan dalam pengembangan dokumentasi dan prosedur yang diperlukan
- Bimbingan leadership dan tim audit untuk meningkatkan tingkat kesuksesan audit Anda
Hubungi kami di info@aljabarselaras.com atau 0852-1000-5065 untuk informasi lebih lanjut terkait Layanan Konsultasi Audit Pihak Kedua (Second Party Audit) yang kami sediakan.